Een leverancier is een persoon of bedrijf dat producten of diensten levert aan een andere partij, meestal in ruil voor een betaling. Als je spullen inkoopt voor je bedrijf, een dienst afneemt van een externe partij of grondstoffen bestelt, dan is de partij die dat levert jouw leverancier. Begrijpen wat een leverancier precies is, helpt je om je inkoopproces, je administratie en je zakelijke relaties beter te beheren.
Wat is een leverancier precies?
Een leverancier staat aan de andere kant van een zakelijke transactie. Jij koopt iets, de leverancier levert het. Dat kan van alles zijn: kantoorartikelen, grondstoffen, software, schoonmaakdiensten of transportdiensten. De leverancier stuurt jou een factuur en jij betaalt die. In je boekhouding verschijnt een leverancier daarom als een partij aan wie jij geld schuldig bent of hebt betaald.
Let op: een leverancier is niet hetzelfde als een klant. Een klant is iemand die bij jou koopt. Een leverancier is iemand bij wie jij koopt. Het is mogelijk dat één bedrijf tegelijk jouw klant én jouw leverancier is. In dat geval voer je het twee keer op in je administratie: één keer als klant en één keer als leverancier.
Soorten leveranciers
Niet elke leverancier is hetzelfde. Er zijn verschillende typen, afhankelijk van wat ze leveren en hoe je samenwerkt.
- Grondstoffenleveranciers: Leveren ruwe materialen die jij verwerkt in een product, zoals hout, stof of metaal.
- Productleveranciers: Leveren kant-en-klare producten die jij doorverkoopt of intern gebruikt.
- Dienstverleners: Leveren een dienst in plaats van een fysiek product, zoals een accountant, een schoonmaakbedrijf of een marketingbureau.
- Groothandels en distributeurs: Kopen in grote hoeveelheden in en leveren door aan andere bedrijven, vaak tegen lagere prijzen dan de eindconsument betaalt.
- Softwareleveranciers: Leveren digitale producten of abonnementen, zoals een boekhoudprogramma of een planningssysteem.
Welk type leverancier relevant voor jou is, hangt af van je branche en hoe jouw bedrijf werkt.
Hoe verschilt een leverancier van een klant in je administratie?
In je boekhouding maak je duidelijk onderscheid tussen leveranciers en klanten. Facturen die je ontvangt van leveranciers noem je inkoopfacturen of inkomende facturen. Facturen die je zelf stuurt naar klanten zijn verkoopfacturen of uitgaande facturen.
Bij leveranciers houd je bij wat je nog moet betalen. Dit heet ook wel crediteuren. Bij klanten houd je bij wat er nog betaald moet worden aan jou. Dat zijn de debiteuren. Door dit goed bij te houden, weet je altijd waar je financieel staat.
Waar let je op bij het kiezen van een leverancier?
Een goede leverancier is betrouwbaar, levert op tijd en rekent een eerlijke prijs. Maar er is meer waar je op kunt letten.
- Prijs en kwaliteit: Vergelijk niet alleen de prijs, maar ook de kwaliteit van wat geleverd wordt.
- Levertijd: Hoe snel kan de leverancier leveren en haalt hij die afspraak ook echt?
- Betrouwbaarheid: Heeft de leverancier een goede reputatie? Vraag eventueel om referenties.
- Financiële stabiliteit: Een leverancier die in financiële problemen zit, kan jouw levering in gevaar brengen. Als een leverancier failliet gaat, heb jij mogelijk geen toegang meer tot de producten of diensten die je nodig hebt.
- Contractafspraken: Leg afspraken schriftelijk vast. Denk aan prijzen, levertijden, garanties en wat er gebeurt als de leverancier niet nakomt wat er is afgesproken.
Wat als een leverancier zijn afspraken niet nakomt?
Als een leverancier niet levert of zich niet aan de afspraken houdt, is dat vervelend. Je bent als ondernemer vaak afhankelijk van wat leveranciers leveren. Probeer conflicten eerst op te lossen door direct contact op te nemen en de situatie te bespreken. Lukt dat niet, dan kun je een formele klacht indienen of juridische stappen overwegen. Schriftelijke contracten zijn daarbij erg handig: ze maken duidelijk wat er is afgesproken en wie verantwoordelijk is.
Het is ook verstandig om niet volledig afhankelijk te zijn van één leverancier. Door meerdere leveranciers te hebben voor een bepaald product of een bepaalde dienst, verklein je het risico als er iets misgaat.
Leveranciers bijhouden in je administratie
Zorg dat je alle leveranciers netjes vastlegt in je administratie. Noteer de naam, het adres, het btw-nummer en de contactgegevens. Koppel inkomende facturen aan de juiste leverancier. Zo houd je gemakkelijk overzicht over wat je hebt ingekocht, hoeveel je hebt betaald en welke facturen nog openstaan.
Veel boekhoudprogramma’s maken het mogelijk om leveranciers apart te registreren van klanten. Dat maakt je administratie overzichtelijker en helpt je om op tijd te betalen, zodat je een goede relatie met je leveranciers behoudt.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een leverancier en een klant?
Een leverancier is een partij bij wie jij producten of diensten inkoopt. Een klant is een partij die bij jou koopt. In je administratie zijn dit twee aparte rollen. Het is mogelijk dat één bedrijf beide rollen heeft: dan voer je het twee keer op, één keer als leverancier en één keer als klant.
Kan een bedrijf tegelijk leverancier en klant zijn?
Ja, dat kan. Als een bedrijf zowel aan jou levert als bij jou inkoopt, is het tegelijk jouw leverancier en jouw klant. In je administratie moet je dit bedrijf dan twee keer opvoeren, zodat de inkomende en uitgaande facturen niet door elkaar lopen.
Wat moet je doen als je leverancier failliet gaat?
Als een leverancier failliet gaat, verlies je toegang tot zijn producten of diensten. Zoek zo snel mogelijk een alternatieve leverancier. Controleer ook of je nog openstaande bestellingen of betalingen hebt. Bij een faillissement neemt een curator de financiën over. Je kunt je vordering indienen bij de curator, maar het is niet zeker of je die terugkrijgt.
Hoe noem je de facturen die je van een leverancier ontvangt?
Facturen die je ontvangt van een leverancier worden inkoopfacturen of inkomende facturen genoemd. In je boekhouding vallen deze onder de crediteuren: het bedrag dat jij nog moet betalen aan de leverancier.
